Structuur van de informatievoorziening

Download de illustraties behorende bij het college: 76 KB

Inleiding

Informatie wordt steeds belangrijk voor bedrijven. Zonder informatievoorziening kunnen bedrijven niet meer functioneren. Het is daarom belangrijk dat de informatievoorzieningsfunctie voldoende aandacht van het management krijgt. In dit hoofdstuk laten we zien hoe de informatievoorzieningsfunctie is opgebouwd en hoe we de verantwoordelijkheden en taken hiervan binnen de organisatie kunnen plaatsen.

Leerdoelen

Na het bestuderen van dit onderwerp moet u begrijpen:

• wat de informatievoorzieningsfunctie is;
• wat de relatie is met de andere bedrijfsfuncties;
• hoe de taken en verantwoordelijkheden van de informatievoorzieningsfunctie over de organisatie verdeeld kunnen worden.

De informatievoorzieningsfunctie

Zoals we in hoofdstuk 1 hebben gezien is de informatievoorzieningsfunctie van een bedrijf een bedrijfsfunctie als alle anderen. Dit betekent dat we ook in de informatievoorzieningsfunctie een strategisch, een tactisch, een operationeel en een uitvoerend niveau kunnen onderscheiden. In het onderstaande figuur staat aangegeven welke activiteiten bij deze verschillende niveaus horen.

Deze verantwoordelijkheden kunnen op verschillende manieren door een bedrijf worden verspreid. In de volgende paragraaf zullen we hiervoor verschillende scenario’s geven.

Organisatorische invulling

In [Koorevaar, 1992] wordt een algemeen beeld gegeven van het management van de informatievoorziening in een organisatie. Hierin staat beschreven dat het management van de informatievoorziening een integraal deel uitmaakt van de taken van het lijnmanagement. Daarnaast kunnen er op verschillende niveaus binnen de organisatie speciale (staf-)afdelingen bestaan die zich hier mee bezig houden. We zullen in deze paragraaf drie scenario’s schetsen voor de distributie van taken en verantwoordelijkheden door de organisatie:

• Decentrale verdeling van taken en verantwoordelijkheden;
• Centrale verdeling van taken en verantwoordelijkheden;
• Centrale/decentrale verdeling van taken en verantwoordelijkheden.

In de volgende paragrafen zullen we deze verschillende scenario’s bespreken.

Decentrale verdeling

 

Bij een decentrale verdeling ligt het zwaartepunt van de verantwoordelijkheden voor de informatievoorzieningsfunctie op decentraal niveau. Op centraal niveau worden slechts op beperkte schaal voorwaarden gesteld. De decentrale eenheden hebben een grote mate van vrijheid om zelf hun informatievoorziening in te richten. In het volgende figuur (naar [Koorevaar, 1992]) staat aangegeven hoe de verantwoordelijkheden verdeeld zijn over de organisatie.

In deze figuur is er vanuit gegaan dat de uitvoerende taak ligt bij een centrale (staf-)afdeling automatisering (of eventueel een externe IT-dienstverlener). De verantwoordelijkheid voor de uitvoering ligt echter bij de decentrale eenheden, namelijk bij de stafafdeling decentrale informatiecoördinatie die de verantwoordelijkheid heeft voor het operationeel niveau. Deze afdeling is echter ook verantwoordelijk voor een deel van het strategische en tactische gedeelte van de informatievoorzieningsfunctie.
 

Centrale verdeling

 

Het tweede scenario is een verregaande centrale concentratie van verantwoordelijkheden voor de informatievoorzieningsfunctie. Hierbij is slechts de operationele verantwoordelijkheid geplaatst bij de decentrale eenheden. De beslissingen op strategisch en tactisch gebied worden centraal genomen. Dit is te zien in de volgende figuur.

In dit scenario gelden dezelfde opmerkingen over de uitvoerende verantwoordelijkheden, namelijk dat deze buiten de lijnorganisatie geplaatst zijn en eventueel door een externe IT-dienstverlener kunnen worden gedragen.
 

Centrale/decentrale verdeling
 

In het laatste scenario is er een balans gezocht tussen een centrale en een decentrale verdeling van verantwoordelijkheden. Dit heeft geresulteerd in een verdeling die te zien is in de volgende figuur.

We zien hierbij dat de strategische verantwoordelijkheden volledig centraal liggen, de tactische verantwoordelijkheden zowel centraal als decentraal liggen en de operationele verantwoordelijkheden volledig decentraal liggen. Ook in dit geval is het uitvoerende gedeelte gescheiden van de lijnorganisatie.

Trends

• Door de steeds verder gaande infiltratie van informatietechnologie, wordt het steeds moeilijker en duurder om de informatievoorziening in zijn geheel adequaat te beheren en te onderhouden. Daarom hebben we, als bedrijfstak, een nieuw modewoord bedacht : TCO, oftewel Total Cost of Ownership. Het streven van de leiding over de informatievoorzieningsfunctie is dan ook Reduction of the Total Cost of Ownership. Een synoniem hiervoor is Reduction of the Cost of Complexity.
• Omdat de informatievoorziening voor veel bedrijven te technisch of te weinig als bedrijfseigen wordt ervaren, zien we dat grote stukken van informatievoorzieningsfunctie worden uitbesteed, hiervoor zijn termen bedacht als "facilities management" en "outsourcing".
• Gezien het belang dat sommige bedrijven toeschrijven aan de informatievoorziening hebben ze een aparte functionaris op het hoogste niveau hier mee belast : CIO ( Chief Information Officer ). Deze functionaris rapporteert direct aan de CEO ( Chief Executive Officer ). Bij veel bedrijven is de eindverantwoordelijkheid voor de informatievoorzieningsfunctie echter ondergebracht bij de CFO ( Chief Financial Officer ).
• De opkomst van Internet doet bedrijven besluiten om steeds meer stukken van de informatievoorzieningsfunctie uit te besteden. In plaats van het zelf hebben van informatiesystemen, abonneren ze zich op informatieservices bij een "provider". In het ultieme geval hebben zij alleen een soort "stopcontacten" waar zij de werkstations, desktops inpluggen en met browsers kunnen zij deelnemen aan de informatievoorziening.

Statements

Oefeningen

• Beschrijf de informatievoorzieningsfunctie van uw bedrijf.

 Vragen

• Hoe belangrijk is de informatievoorzieningsfunctie ten opzichte van andere bedrijfsfuncties ?
• Wat is het essentiële verschil tussen de informatievoorziening gezien als systeem en gezien als bedrijfsfunctie ?
• Waarom ligt een deel van het management van de informatievoorzieningsfunctie bij de lijnmanagers ?
• Wanneer verdelen we de taken en verantwoordelijkheden binnen de informatievoorzieningsfunctie centraal, en wanneer decentraal ?
• Wat zijn de voor- en nadelen van het uitbesteden van ( een deel van ) de informatievoorziening ?

Definities

informatievoorziening
De informatievoorziening van een bedrijf bestaat uit de informatievoorzieningsfunctie en het bijbehorende informatievoorzieningssysteem.

informatievoorzieningsfunctie
De informatievoorzieningsfunctie is de bedrijfsfunctie die de informatie voor de verschillende onderdelen van het bedrijf verzorgt. Het doel van de informatievoorzieningsfunctie is:

• het voorzien in informatie voor het besturen van het bedrijf;
• het beheersen van de bedrijfsprocessen en het verrichten van feitelijke handelingen in het bedrijf;
• het verzorgen van informatie om over de bovengenoemde zaken verantwoording af te leggen.

Literatuurverwijzingen