![](../../images/ppointico.gif) |
Download
de illustraties
behorende bij het college:
243 KB |
Inleiding
Als een bedrijf meerdere informatiesystemen heeft, is het verstandig
dat de directie / het management uitspraken doet over de wijze waarop
daarmee omgegaan moet worden. Dit noemen we informatiebeleid. Daarnaast
wordt met behulp van architectuur een model van (een deel van) het informatievoorzieningssysteem
ontwikkeld, om er meer structuur in aan te brengen. Om de benodigde
aanpassingen aan het informatievoorzieningssysteem in goede banen te
leiden wordt gebruik gemaakt van informatieplanning.
In dit hoofdstuk geven we aan wat informatiebeleid is, en hoe het wordt
ontwikkeld. Daarnaast leggen we uit wat informatieplanning is en hoe
we het toe kunnen passen. Vervolgens leggen we uit wat architectuur
is, en hoe architectuur is opgebouwd. Tenslotte geven we aan wat de
relatie tussen informatiebeleid, informatieplanning en architectuur
is.
Leerdoelen
Na het bestuderen van dit onderwerp wordt verwacht dat u weet:
- Waarom informatiebeleid ontwikkeld wordt.
- Welke strategieën bestaan voor informatieplanning.
- Wat architectuur is.
- Wat de relatie tussen informatiebeleid, informatieplanning en architectuur
is.
Informatiebeleid
[A.H.Bos, 1983] heeft ooit gezegd: "Iedereen betrekt in zijn of haar
beslissingen en handelen min of meer bewust maatstaven en uitgangspunten
naar eigen voorkeur. Deze voorkeur wordt ontleend aan idealen en principes,
aan ideeën en opvattingen. Zij geeft duurzaamheid, samenhang en
ondergrond aan onze wijze van zijn". Dit laatste is tevens de functie
van beleid. Maar wat verstaan we nu eigenlijk onder beleid?
De betekenis van beleid volgens het woordenboek is: de manier waarom
we onderweg willen zijn. Meestal gebruiken we binnen organisaties
echter een bredere opvatting van beleid, namelijk:
- De missie of de toekomstvisie.
- De strategie, de weg waarlangs wordt voortgegaan.
- Het doel waarnaar we onderweg willen zijn.
- Interne voorschriften, procedures of reglementen.
Impliciet en expliciet beleid
Er zijn verschillende verschijningsvormen van beleid, zoals duidelijk
wordt uit de volgende twee figuren.
![](images/h9-1.gif)
Enerzijds onderkennen we impliciet, ofwel feitelijk gevolgd beleid.
Impliciet beleid ontstaat doordat er vanuit de omgeving van de organisatie
of door het functioneren van de organisatie zelf voorvallen optreden
die problemen veroorzaken. Doordat deze problemen zich voordoen
worden er vraagtekens geplaatst bij de bedrijfsvoering. Ieder gezond
bedrijf zal vervolgens deze vraagtekens willen wegnemen en zal met
oplossingen komen om de gerezen problemen op te kunnen lossen. Deze
oplossingen leiden weer tot een bepaalde manier van handelen bij
de medewerkers van de desbetreffende organisatie. Deze specifieke
manier van handelen tenslotte zien we als impliciet beleid voor
het functioneren van het bedrijf.
Anderzijds onderkennen we ook expliciet, ofwel gezegd of geschreven
beleid. Expliciet beleid ontstaat doordat de organisatie haar eigen
functioneren kritisch bekijkt en nadrukkelijk de markt onderzoekt
op behoeften, trends en dergelijke. Deze input wordt vervolgens
gebundeld tot een samenhangende bedrijfsvoering, welke richting
en sturing geeft aan een expliciet beleid. Normaal wordt een expliciet
beleid vastgelegd voor ca. 3 jaar. Na afloop van zo’n periode wordt
er weer een nieuw beleid opgesteld. Het expliciete beleid beschrijft
zo als het ware de lange termijn visie van de organisatie.
Beide vormen van beleid kunnen naast elkaar bestaan, variërend
van volkomen los van elkaar tot elkaar volkomen overlappend. Werkende
organisaties zonder beleid bestaan niet. Uit elke handeling en beslissing
spreekt beleid. Er bestaan wel organisaties zonder expliciet beleid.
In die gevallen kan het impliciete beleid uit de bestaande praktijken
en uit notities binnen de organisatie worden afgeleid en zo achteraf
bewust worden gemaakt. In een bewust oordeels- en keuzeproces kan
vervolgens worden bepaald of dat beleid moet worden voortgezet of
aangepast. Impliciet beleid kan natuurlijk niet worden gecontroleerd.
Toch is impliciet beleid niet bij voorbaat beter of slechter dan
expliciet beleid. Vooraf bedacht beleid is inhoudelijk ook niet
bij voorbaat beter dan achteraf geconstateerd beleid. Explicitering
van beleid zal dus niet in alle, maar wel in veel organisaties zinvol
zijn.
Ontwikkelen van informatiebeleid
Hoe komen we tot bedrijfsbeleid, en hoe ontwikkelen we daaruit
informatiebeleid? We zullen deze vraag proberen te beantwoorden
aan de hand van onderstaand figuur.
Tijdens de beleidsbepaling wordt bedrijfsbeleid zowel verticaal
als horizontaal per bedrijfsonderdeel belicht en uitgewerkt. Op
verticaal niveau is het bedrijfsbeleid gericht op core business,
markten en producten. Op horizontaal niveau is het bedrijfsbeleid
gericht op ondersteuning, infrastructuur en besturing. Uit bovenstaand
figuur komt dit onderscheid naar voren. Vanuit de omgeving ontstaan
kansen en bedreigingen voor de organisatie. Vanuit het bedrijf zelf
komen door een sterkte-zwakte-analyse sterke en zwakke punten naar
voren. De kansen en bedreigingen en sterkten en zwakten samen leveren
strategische aandachtspunten op voor de organisatie. Om deze strategische
aandachtspunten vervolgens te kunnen realiseren wordt op top-niveau
binnen de organisatie een bedrijfsbeleid opgesteld.
Omdat informatietechnologie voor veel organisaties een grote invloed
heeft op het functioneren van deze organisaties, ontwikkelen veel
organisaties naast een algemeen bedrijfsbeleid een meer specifiek
informatiebeleid. Het informatiebeleid is voor die organisaties
in feite een integraal onderdeel van het bedrijfsbeleid dat uitspraken
doet over:
- Hoe om te gaan met bedrijfsgegevens.
- Hoe om te gaan met informatiesystemen.
- Hoe om te gaan met informatietechnologie.
- Hoe om te gaan met de werkorganisatie rond de informatievoorziening.
- Hoe om te gaan met de inzet van middelen t.a.v. de informatievoorziening.
Bij de ontwikkeling van informatiebeleid komen we tot:
- Doelen en keuzen hoe om te gaan met bovengenoemde vijf punten.
- Randvoorwaarden die gesteld worden aan het realiseren van het
informatiebeleid.
Er zijn diverse redenen denkbaar voor een organisatie om een expliciet
informatiebeleid op te stellen. Een externe reden kan zijn dat een
informatiebeleid de concurrentiekracht doet toenemen; IT als ‘enabler’.
Een interne reden kan zijn dat informatiebeleid de efficiëntie
van bedrijfsprocessen doet toenemen.
Informatieplanning
In deze paragraaf zullen we de samenhang tussen de ontwikkeling van
informatiebeleid enerzijds en de informatieplanning anderzijds belichten.
Het is belangrijk om de volgende punten te constateren:
- De relatie tussen de bepaling van informatiebeleid enerzijds en
het werken aan informatieplanning anderzijds wordt sterk beïnvloed
door situationele en organisatie-specifieke factoren.
- Vorming van informatiebeleid vindt continue plaats, terwijl informatieplanning
een periodieke, projectmatige managementactiviteit is.
Wat verstaan we nu eigenlijk onder een informatieplan? We geven u
de volgende definitie: een informatieplan is een actieplan dat
beschrijft hoe op een samenhangende manier van de huidige situatie
naar een, door het informatiebeleid, bepaalde eindsituatie gekomen
kan worden.
Zojuist is al genoemd dat informatieplanning een periodieke projectmatige
activiteit is, maar wanneer ontwikkelen we nu zo’n informatieplan?
In het algemeen ontwikkelen organisaties een informatieplan als er
vanuit de bedrijfsvoering de noodzaak bestaat, de informatievoorziening
op een samenhangende en gestructureerde manier in te richten. In onderstaand
figuur wordt u de opbouw van een informatieplanning getoond.
Op tactisch niveau worden zowel de huidige als de gewenste situatie
in kaart gebracht. Vanuit het algemene bedrijfsmodel ontwikkelt men
een bedrijfsinformatiemodel. Vervolgens worden achtereenvolgens de
bestaande informatievoorziening en de ideale informatievoorziening
in kaart gebracht. Uit deze twee samen wordt een haalbaar geachte
informatiearchitectuur gecombineerd. Het informatieplan dat nu ontstaan
is, biedt vervolgens een handvat hoe de projecten uitgevoerd moeten
worden op operationeel niveau om deze gewenste haalbare situatie ook
daadwerkelijk te realiseren.
De informatieplanning wordt vervolgens opgedeeld in een aantal fasen,
zie onderstaand figuur.
In de praktijk blijkt dat methoden voor het planmatig ontwikkelen
van stelsels informatiesystemen die doeltreffend en doelmatig met
elkaar samenwerken, kunnen worden verdeeld in integreer-nu en integreer-later
benaderingen. Een van de meest voorkomende methoden van een integreer-nu
benadering noemen we de blauwdrukbenadering. De informatieplanningsaanpak
bij de blauwdrukbenadering werkt op de volgende manier (zie ook onderstaand
figuur).
- Formuleer een informatiebeleid, in overeenstemming met het algemene
beleid van de organisatie, waarin een streefrichting wordt aangegeven
en kaders en kwaliteitseisen worden gesteld.
- Maak een globale beschrijving van de gewenste eindsituatie: de
informatie-architectuur.
- Werk de globale beschrijving van de gewenste situatie uit tot
een zodanig detailniveau, dat het mogelijk is projecten te definiëren
waarvan zeker is dat ze, na uitvoering, samen de gewenste situatie
zullen realiseren.
- Definieer de uit te voeren projecten, en zet ze in een planning.
- Voer de projecten uit.
- Evalueer, ga terug naar stap 1 en stel bij.
Een groot deel van de projecten die nodig zijn om de gewenste situatie
te realiseren zal gericht zijn op het bouwen van informatiesystemen.
De zekerheid dat de verschillende informatiesystemen en de bijbehorende
organisatie zullen voldoen aan de wensen en goed op elkaar zullen
aansluiten, wordt in deze benadering verkregen door het in detail
uittekenen van de gewenste situatie wat betreft de aspecten: processen,
gegevens, systemen en organisatie, plus hun onderlinge relatie. Deze
gedetailleerde beschrijving heeft het karakter van een blauwdruk.
Een van de meest voorkomende methoden van een integreer-later benadering
noemen we de bestemmingsplanbenadering. De informatieplanningsaanpak
bij de bestemmingsplanbenadering werkt anders dan de aanpak bij de
blauwdrukbenadering, namelijk op de volgende manier (zie ook onderstaand
figuur).
- Formuleer een informatiebeleid, in overeenstemming met het algemene
beleid van de organisatie, dat bestaat uit:
- Het bestemmingsplan, ofwel een globale schets van de gewenste
structuur van bedrijfsprocessen, gegevensbanken en toepassingssystemen,
de technische infrastructuur en organisatie.
- Prioriteiten en randvoorwaarden die gelden bij het realiseren
van het bestemmingsplan.
- Maak een informatieplan dat voor de komende twee jaar de stappen
aanduidt die gezet zullen worden om het bestemmingsplan te realiseren.
Daarbij moet voor elke stap gelden dat zij:
- In korte tijd leidt tot een concrete verbetering van de huidige
situatie.
- De gewenste eindsituatie dichterbij brengt.
- Resultaat oplevert dat kan dienen als uitgangspunt voor volgende
stappen
- Maak projectplannen voor de op korte termijn uit te voeren stappen
uit het informatieplan. Deze bevatten een gedetailleerde uitwerking
van het te realiseren product en de daartoe uit te voeren activiteiten.
- Realiseer stapsgewijs het bestemmingsplan, d.m.v. gelijktijdige,
continue, snel verlopende cycli van planuitvoering, leren en profiteren
van de resultaten, bijstellen en/of formuleren van nieuwe plannen,
zowel op het niveau van de projectplannen, als op het niveau van
het informatieplan en het informatiebeleid.
Elke terugkoppelingslus in bovenstaand figuur is op te vatten als
de synthese van een top-down en een bottom-up lijn die met elkaar
in evenwicht zijn. De bestemmingsplanbenadering kan wat dit betreft
getypeerd worden als een synthese-aanpak. De snel verlopende cycli
van plannen maken, uitvoeren, evalueren en bijstellen op zowel strategisch,
tactisch als operationeel niveau, maken de directe sturing mogelijk
die nodig is bij een proces van zoeken en leren. Met name voor organisaties
die verkeren in een turbulente omgeving is de flexibiliteit en adaptiviteit
die hierdoor verkregen wordt van groot belang.
Tenslotte willen we u in deze paragraaf duidelijk maken wat de positionering
is van het informatieplan t.o.v. andere plannen en het in de vorige
paragraaf behandelde beleid. Uit onderstaand figuur blijkt nogmaals
dat het informatieplan voortbouwt op het informatiebeleid, wat een
verbijzondering is van het overkoepelend beleid. Het informatieplan
biedt vervolgens een handvat voor allerlei projecten die binnen de
organisatie uitgevoerd worden.
Informatiearchitectuur
In de praktijk is gebleken dat de juiste infrastructuren, ontwerpen
onder architectuur, applicaties en beleid bepalend kunnen zijn voor
het succes van een organisatie. Daarom denkt de IT-wereld zeer nadrukkelijk
in deze termen. Infrastructuur is een term voor de veelal minder zichtbare,
vanzelfsprekende basisvoorzieningen van een bouwwerk. Een applicatie
is niet generiek maar specifiek, want het is een gedeelte van een
informatiesysteem dat door een toepassingsgebied bepaald is. Beleid
is reeds behandeld in het begin van dit hoodstuk en in deze paragraaf
behandelen we het begrip architectuur van de informatievoorziening.
Wat verstaan we onder architectuur? We beginnen met een definitie:
architectuur beschrijft de denkbeelden die we gebruiken bij de
bouw en ontwerp van een constructie.
De architectuur van een informatievoorzieningssysteem bepaalt daarom:
- De innerlijke structuur van de constructie.
- De stijl zoals de gebruiker die ervaart ("look & feel").
In feite is een architectuur dus een ( coherente ) verzameling van
principes, regels, standaards en richtlijnen. De architectuur wordt
aan de ene kant bepaald door de wensen die de organisatie heeft voor
een informatiesysteem en aan de andere kant begrensd door de mogelijkheden
die de aanwezige technologie biedt. In onderstaand figuur wordt dit
nog eens verduidelijkt.
Architectuur kent een drietal aspecten (zie ook onderstaand
figuur), namelijk
- Bouwstijl: bepaalt de vormgeving. De gebruiker meet stijlkenmerken
af aan de bruikbaarheid van een systeem.
- Bouwkunde: geeft principes voor de structuur. De manager
meet bouwkundeaspecten af aan de duurzaamheid van het systeem.
- Constructieleer: geeft realisatievoorschriften. De bouwer
meet constructieleer aspecten af aan de haalbaarheid en maakbaarheid
van het systeem.
![](images/h9-10.gif)
Een goede architect ontwikkelt een nieuw systeem op zo’n manier dat
er niet slechts harmonie is tussen stijl, kunde en constructieprincipes,
maar dat er ook sprake is van een uitgekiende balans van vaardigheden
van de personen die het nieuwe systeem moeten bouwen, gebruiken en
managen. Daarnaast is het belangrijk om te onderkennen dat een architectuur
niet statisch is. Architectuur dient te worden onderhouden.
Ook is het belangrijk om te constateren dat we verschillende niveaus
onder architectuur kunnen ontwikkelen, bijvoorbeeld:
Architectuur is een middel, het is geen doel. Architectuur geeft integraal
invulling aan een aantal belangrijke kwaliteitsattributen, zowel actueel
als tegen de achtergrond van een lange termijnvisie. Daardoor is architectuur
een hulpmiddel bij het bepalen van de juiste balans tussen stabiliteit
en flexibiliteit van de informatievoorziening. De toepassing van de
juiste architectuur borgt zodoende de toekomstvastheid van automatiseringsoplossingen.
De architectuur van de informatievoorziening staat in relatie met bedrijfsbeleid,
informatiebeleid en het beleid over de toe te passen informatietechnologieën.
Een onderneming die korte termijn successen nastreeft zal eerder een
architectuur nodig hebben die ‘wegwerpoplossingen’ toestaat dan een
architectuur die primair gericht is op stabiliteit en continuïteit.
Gezien deze centrale rol van de architectuur van de informatievoorziening,
is het een cruciaal hulpmiddel voor de verbetering van de concurrentiepositie.
Dit maakt dat architectuur de zorg / verantwoordelijkheid van het topmanagement
hoort te zijn. Architectuur is als het ware een raamwerk, het is de
kapstok voor veranderen, waarmee orde wordt geschapen en discipline
bij de systeemontwikkeling wordt ondersteund. Hierdoor wordt de "time-to-market"
van informatiesystemen verkleind, respectievelijk de kosten om informatiesystemen
te assembleren verlaagd. Kortom architectuur kan een meer industriële
vorm van software-ontwikkeling mogelijk maken.
De relatie tussen informatiebeleid, -planning en –architectuur
Tenslotte willen we in dit hoofdstuk nog even kort de relatie tussen
informatiebeleid, informatieplanning en architectuur aanstippen.
Onderstaand figuur laat zien dat de huidige architectuur de vorm van
de informatievoorziening bepaalt in de huidige/oude situatie. Tegelijkertijd
bepaalt de nieuwe of gewenste architectuur de vorm van de informatievoorziening
in de nieuwe/gewenste situatie. Het informatiebeleid is het beleid dat
bepaalt dat we van de huidige/oude situatie willen migreren naar een
nieuwe/gewenste situatie. En de informatieplanning tenslotte zorgt er
voor dat deze wens tot vernieuwing ook daadwerkelijk haalbaar kan zijn
doordat het de projecten definieert hoe van de oude situatie over te
gaan in een nieuwe situatie.
In onderstaand figuur ziet u tenslotte nogmaals de relatie tussen beleid,
architectuur, planning en uitvoering, maar dan vanuit een ander gezichtspunt.
Informatiebeleid dat op strategisch niveau wordt bepaald afhankelijk
van de informatiearchitectuur, leidt tot een informatieplanning op tactisch
niveau. Deze informatieplanning maakt het mogelijk bijvoorbeeld systeemontwikkeling
uit te voeren op operationeel niveau, onder invloed van de architectuur
die op tactisch niveau is ontstaan door samenwerking van strategisch
en tactisch management.
Trends
- We zien steeds meer dat architectuur een sleutelrol speelt bij het
vraagstuk van de "alignment" tussen het bedrijfsgebeuren en de informatievoorziening.
Architectuur is daarom een absolute voorwaarde voor "concurrent transformation".
Statements
- Het ontwikkelen van informatiebeleid is meer dan het opbergen van
een bedrijf in een "workbench"/repository".
- Informatiebeleid wordt vaak geconcipieerd door automatiseerders (
met programmeurs mentaliteit ), die te snel in geautomatiseerde oplossingen
denken dan wel het installeren van pakket software.
- Veel beleidsonderzoek strandt in te grote diepgang en / of te grote
omvang.
- Een organisatie floreert door initiatief, spontaniteit en informele
informatie-uitwisseling, dus leg niet meer vast dan
strikt noodzakelijk.
- Vastleggen heeft als doel om aansluitbaarheid en integreerbaarheid
te garanderen, dus leg niet eerder vast dan strikt
noodzakelijk.
Oefeningen
- Beschrijf het bedrijfsbeleid van uw organisatie.
- Noem enkele beleidsrealisatierichtlijnen voor elk van de lagen uit
het vier-lagen-model van het informatievoorzieningssysteem in uw organisatie.
- Beschrijf een informatieplan van een afdeling in uw organisatie.
Vragen
- Waarom is informatieplanning nodig?
- Waarom worden de activiteiten ‘informatiebeleid’, ‘informatieplanning’
en ‘architectuur’ gescheiden?
- Wat wordt bedoeld met het onderscheid tussen impliciet en expliciet
beleid?
- Welke strategieën voor beleid zijn er en wanneer pas je die toe?
- Wat is een SWOT-analyse en welke relatie heeft dat met het informatiebeleid?
Definities
bedrijfsmodel
Het bedrijfsmodel is een model dat een bedrijf in grote lijnen weergeeft.
Het geeft aan wat het bedrijf probeert te bereiken, hoe het daartoe
is georganiseerd en wat daarvoor nodig is.
bedrijfsinformatiemodel
Het bedrijfsinformatiemodel is een voorstelling die:
- de conceptuele structuur van de wenselijke informatievoorziening
van een bedrijf uitbeeldt, in samenhang met de daartoe te realiseren
informatiesystemen en gegevensinfrastructuur, en die
- de aard en de structuur van de informatie weergeeft die nodig is
voor het functioneren van de bedrijfsfuncties,
rekening houdend met de prioriteiten en aandachtsgebieden die het bedrijfsbeleid
voorschrijft.
In een bedrijfsinformatiemodel wordt gemodelleerd wat aan informatievoorziening
nodig is voor een goede bedrijfsvoering; daartoe worden gegevensklassen,
bedrijfsfuncties, informatiesystemen en (automatiserings)projecten geïnventariseerd,
en gerelateerd aan elkaar en aan de objecten uit het bedrijfsmodel.
beleidsrealisatierichtlijnen
Beleidsrealisatierichtlijnen zijn randvoorwaarden die vanuit het informatiebeleid
worden gesteld aan de wijze waarop het realiseren van het informatiebeleid
(de overgang van de bestaande naar de gewenste informatievoorzieningssituatie)
moet worden uitgevoerd.
Literatuurverwijzingen
- H.J. Gels en A.W. Abcouwer, Informatiebeleid, Schoonhoven,
Academic Service, 1996.
- A.H.Bos, Beleid tussen bla-bla en tam-tam, in Bedrijfsvoering,
juli-augustus 1983.
|