Automatisering van de informatievoorziening

Download de illustraties behorende bij het college: 243 KB

Inleiding

Als een bedrijf meerdere informatiesystemen heeft, is het verstandig dat de directie / het management uitspraken doet over de wijze waarop daarmee omgegaan moet worden. Dit noemen we informatiebeleid. Daarnaast wordt met behulp van architectuur een model van (een deel van) het informatievoorzieningssysteem ontwikkeld, om er meer structuur in aan te brengen. Om de benodigde aanpassingen aan het informatievoorzieningssysteem in goede banen te leiden wordt gebruik gemaakt van informatieplanning.

 

In dit hoofdstuk geven we aan wat informatiebeleid is, en hoe het wordt ontwikkeld. Daarnaast leggen we uit wat informatieplanning is en hoe we het toe kunnen passen. Vervolgens leggen we uit wat architectuur is, en hoe architectuur is opgebouwd. Tenslotte geven we aan wat de relatie tussen informatiebeleid, informatieplanning en architectuur is.

Leerdoelen

Na het bestuderen van dit onderwerp wordt verwacht dat u weet:

• Waarom informatiebeleid ontwikkeld wordt.
• Welke strategieën bestaan voor informatieplanning.
• Wat architectuur is.
• Wat de relatie tussen informatiebeleid, informatieplanning en architectuur is.

Informatiebeleid

[A.H.Bos, 1983] heeft ooit gezegd: "Iedereen betrekt in zijn of haar beslissingen en handelen min of meer bewust maatstaven en uitgangspunten naar eigen voorkeur. Deze voorkeur wordt ontleend aan idealen en principes, aan ideeën en opvattingen. Zij geeft duurzaamheid, samenhang en ondergrond aan onze wijze van zijn". Dit laatste is tevens de functie van beleid. Maar wat verstaan we nu eigenlijk onder beleid?

De betekenis van beleid volgens het woordenboek is: de manier waarom we onderweg willen zijn. Meestal gebruiken we binnen organisaties echter een bredere opvatting van beleid, namelijk:

• De missie of de toekomstvisie.
• De strategie, de weg waarlangs wordt voortgegaan.
• Het doel waarnaar we onderweg willen zijn.
• Interne voorschriften, procedures of reglementen.

Impliciet en expliciet beleid

Er zijn verschillende verschijningsvormen van beleid, zoals duidelijk wordt uit de volgende twee figuren.

Enerzijds onderkennen we impliciet, ofwel feitelijk gevolgd beleid. Impliciet beleid ontstaat doordat er vanuit de omgeving van de organisatie of door het functioneren van de organisatie zelf voorvallen optreden die problemen veroorzaken. Doordat deze problemen zich voordoen worden er vraagtekens geplaatst bij de bedrijfsvoering. Ieder gezond bedrijf zal vervolgens deze vraagtekens willen wegnemen en zal met oplossingen komen om de gerezen problemen op te kunnen lossen. Deze oplossingen leiden weer tot een bepaalde manier van handelen bij de medewerkers van de desbetreffende organisatie. Deze specifieke manier van handelen tenslotte zien we als impliciet beleid voor het functioneren van het bedrijf.



Anderzijds onderkennen we ook expliciet, ofwel gezegd of geschreven beleid. Expliciet beleid ontstaat doordat de organisatie haar eigen functioneren kritisch bekijkt en nadrukkelijk de markt onderzoekt op behoeften, trends en dergelijke. Deze input wordt vervolgens gebundeld tot een samenhangende bedrijfsvoering, welke richting en sturing geeft aan een expliciet beleid. Normaal wordt een expliciet beleid vastgelegd voor ca. 3 jaar. Na afloop van zo’n periode wordt er weer een nieuw beleid opgesteld. Het expliciete beleid beschrijft zo als het ware de lange termijn visie van de organisatie.

 

Beide vormen van beleid kunnen naast elkaar bestaan, variërend van volkomen los van elkaar tot elkaar volkomen overlappend. Werkende organisaties zonder beleid bestaan niet. Uit elke handeling en beslissing spreekt beleid. Er bestaan wel organisaties zonder expliciet beleid. In die gevallen kan het impliciete beleid uit de bestaande praktijken en uit notities binnen de organisatie worden afgeleid en zo achteraf bewust worden gemaakt. In een bewust oordeels- en keuzeproces kan vervolgens worden bepaald of dat beleid moet worden voortgezet of aangepast. Impliciet beleid kan natuurlijk niet worden gecontroleerd. Toch is impliciet beleid niet bij voorbaat beter of slechter dan expliciet beleid. Vooraf bedacht beleid is inhoudelijk ook niet bij voorbaat beter dan achteraf geconstateerd beleid. Explicitering van beleid zal dus niet in alle, maar wel in veel organisaties zinvol zijn.
 

Ontwikkelen van informatiebeleid

Hoe komen we tot bedrijfsbeleid, en hoe ontwikkelen we daaruit informatiebeleid? We zullen deze vraag proberen te beantwoorden aan de hand van onderstaand figuur.
 

Tijdens de beleidsbepaling wordt bedrijfsbeleid zowel verticaal als horizontaal per bedrijfsonderdeel belicht en uitgewerkt. Op verticaal niveau is het bedrijfsbeleid gericht op core business, markten en producten. Op horizontaal niveau is het bedrijfsbeleid gericht op ondersteuning, infrastructuur en besturing. Uit bovenstaand figuur komt dit onderscheid naar voren. Vanuit de omgeving ontstaan kansen en bedreigingen voor de organisatie. Vanuit het bedrijf zelf komen door een sterkte-zwakte-analyse sterke en zwakke punten naar voren. De kansen en bedreigingen en sterkten en zwakten samen leveren strategische aandachtspunten op voor de organisatie. Om deze strategische aandachtspunten vervolgens te kunnen realiseren wordt op top-niveau binnen de organisatie een bedrijfsbeleid opgesteld.

Omdat informatietechnologie voor veel organisaties een grote invloed heeft op het functioneren van deze organisaties, ontwikkelen veel organisaties naast een algemeen bedrijfsbeleid een meer specifiek informatiebeleid. Het informatiebeleid is voor die organisaties in feite een integraal onderdeel van het bedrijfsbeleid dat uitspraken doet over:

• Hoe om te gaan met bedrijfsgegevens.
• Hoe om te gaan met informatiesystemen.
• Hoe om te gaan met informatietechnologie.
• Hoe om te gaan met de werkorganisatie rond de informatievoorziening.
• Hoe om te gaan met de inzet van middelen t.a.v. de informatievoorziening.

Bij de ontwikkeling van informatiebeleid komen we tot:

• Doelen en keuzen hoe om te gaan met bovengenoemde vijf punten.
• Randvoorwaarden die gesteld worden aan het realiseren van het informatiebeleid.

Er zijn diverse redenen denkbaar voor een organisatie om een expliciet informatiebeleid op te stellen. Een externe reden kan zijn dat een informatiebeleid de concurrentiekracht doet toenemen; IT als ‘enabler’. Een interne reden kan zijn dat informatiebeleid de efficiëntie van bedrijfsprocessen doet toenemen.

Informatieplanning

In deze paragraaf zullen we de samenhang tussen de ontwikkeling van informatiebeleid enerzijds en de informatieplanning anderzijds belichten.

Het is belangrijk om de volgende punten te constateren:

• De relatie tussen de bepaling van informatiebeleid enerzijds en het werken aan informatieplanning anderzijds wordt sterk beïnvloed door situationele en organisatie-specifieke factoren.
• Vorming van informatiebeleid vindt continue plaats, terwijl informatieplanning een periodieke, projectmatige managementactiviteit is.

Wat verstaan we nu eigenlijk onder een informatieplan? We geven u de volgende definitie: een informatieplan is een actieplan dat beschrijft hoe op een samenhangende manier van de huidige situatie naar een, door het informatiebeleid, bepaalde eindsituatie gekomen kan worden.

Zojuist is al genoemd dat informatieplanning een periodieke projectmatige activiteit is, maar wanneer ontwikkelen we nu zo’n informatieplan? In het algemeen ontwikkelen organisaties een informatieplan als er vanuit de bedrijfsvoering de noodzaak bestaat, de informatievoorziening op een samenhangende en gestructureerde manier in te richten. In onderstaand figuur wordt u de opbouw van een informatieplanning getoond.

Op tactisch niveau worden zowel de huidige als de gewenste situatie in kaart gebracht. Vanuit het algemene bedrijfsmodel ontwikkelt men een bedrijfsinformatiemodel. Vervolgens worden achtereenvolgens de bestaande informatievoorziening en de ideale informatievoorziening in kaart gebracht. Uit deze twee samen wordt een haalbaar geachte informatiearchitectuur gecombineerd. Het informatieplan dat nu ontstaan is, biedt vervolgens een handvat hoe de projecten uitgevoerd moeten worden op operationeel niveau om deze gewenste haalbare situatie ook daadwerkelijk te realiseren.

De informatieplanning wordt vervolgens opgedeeld in een aantal fasen, zie onderstaand figuur.

In de praktijk blijkt dat methoden voor het planmatig ontwikkelen van stelsels informatiesystemen die doeltreffend en doelmatig met elkaar samenwerken, kunnen worden verdeeld in integreer-nu en integreer-later benaderingen. Een van de meest voorkomende methoden van een integreer-nu benadering noemen we de blauwdrukbenadering. De informatieplanningsaanpak bij de blauwdrukbenadering werkt op de volgende manier (zie ook onderstaand figuur).

• Formuleer een informatiebeleid, in overeenstemming met het algemene beleid van de organisatie, waarin een streefrichting wordt aangegeven en kaders en kwaliteitseisen worden gesteld.
• Maak een globale beschrijving van de gewenste eindsituatie: de informatie-architectuur.
• Werk de globale beschrijving van de gewenste situatie uit tot een zodanig detailniveau, dat het mogelijk is projecten te definiëren waarvan zeker is dat ze, na uitvoering, samen de gewenste situatie zullen realiseren.
• Definieer de uit te voeren projecten, en zet ze in een planning.
• Voer de projecten uit.
• Evalueer, ga terug naar stap 1 en stel bij.

Een groot deel van de projecten die nodig zijn om de gewenste situatie te realiseren zal gericht zijn op het bouwen van informatiesystemen. De zekerheid dat de verschillende informatiesystemen en de bijbehorende organisatie zullen voldoen aan de wensen en goed op elkaar zullen aansluiten, wordt in deze benadering verkregen door het in detail uittekenen van de gewenste situatie wat betreft de aspecten: processen, gegevens, systemen en organisatie, plus hun onderlinge relatie. Deze gedetailleerde beschrijving heeft het karakter van een blauwdruk.

Een van de meest voorkomende methoden van een integreer-later benadering noemen we de bestemmingsplanbenadering. De informatieplanningsaanpak bij de bestemmingsplanbenadering werkt anders dan de aanpak bij de blauwdrukbenadering, namelijk op de volgende manier (zie ook onderstaand figuur).

• Formuleer een informatiebeleid, in overeenstemming met het algemene beleid van de organisatie, dat bestaat uit:
  • Het bestemmingsplan, ofwel een globale schets van de gewenste structuur van bedrijfsprocessen, gegevensbanken en toepassingssystemen, de technische infrastructuur en organisatie.
  • Prioriteiten en randvoorwaarden die gelden bij het realiseren van het bestemmingsplan.
• Maak een informatieplan dat voor de komende twee jaar de stappen aanduidt die gezet zullen worden om het bestemmingsplan te realiseren. Daarbij moet voor elke stap gelden dat zij:
  • In korte tijd leidt tot een concrete verbetering van de huidige situatie.
  • De gewenste eindsituatie dichterbij brengt.
  • Resultaat oplevert dat kan dienen als uitgangspunt voor volgende stappen
• Maak projectplannen voor de op korte termijn uit te voeren stappen uit het informatieplan. Deze bevatten een gedetailleerde uitwerking van het te realiseren product en de daartoe uit te voeren activiteiten.
• Realiseer stapsgewijs het bestemmingsplan, d.m.v. gelijktijdige, continue, snel verlopende cycli van planuitvoering, leren en profiteren van de resultaten, bijstellen en/of formuleren van nieuwe plannen, zowel op het niveau van de projectplannen, als op het niveau van het informatieplan en het informatiebeleid.

Elke terugkoppelingslus in bovenstaand figuur is op te vatten als de synthese van een top-down en een bottom-up lijn die met elkaar in evenwicht zijn. De bestemmingsplanbenadering kan wat dit betreft getypeerd worden als een synthese-aanpak. De snel verlopende cycli van plannen maken, uitvoeren, evalueren en bijstellen op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau, maken de directe sturing mogelijk die nodig is bij een proces van zoeken en leren. Met name voor organisaties die verkeren in een turbulente omgeving is de flexibiliteit en adaptiviteit die hierdoor verkregen wordt van groot belang.

Tenslotte willen we u in deze paragraaf duidelijk maken wat de positionering is van het informatieplan t.o.v. andere plannen en het in de vorige paragraaf behandelde beleid. Uit onderstaand figuur blijkt nogmaals dat het informatieplan voortbouwt op het informatiebeleid, wat een verbijzondering is van het overkoepelend beleid. Het informatieplan biedt vervolgens een handvat voor allerlei projecten die binnen de organisatie uitgevoerd worden.

Informatiearchitectuur

In de praktijk is gebleken dat de juiste infrastructuren, ontwerpen onder architectuur, applicaties en beleid bepalend kunnen zijn voor het succes van een organisatie. Daarom denkt de IT-wereld zeer nadrukkelijk in deze termen. Infrastructuur is een term voor de veelal minder zichtbare, vanzelfsprekende basisvoorzieningen van een bouwwerk. Een applicatie is niet generiek maar specifiek, want het is een gedeelte van een informatiesysteem dat door een toepassingsgebied bepaald is. Beleid is reeds behandeld in het begin van dit hoodstuk en in deze paragraaf behandelen we het begrip architectuur van de informatievoorziening.

Wat verstaan we onder architectuur? We beginnen met een definitie: architectuur beschrijft de denkbeelden die we gebruiken bij de bouw en ontwerp van een constructie.

De architectuur van een informatievoorzieningssysteem bepaalt daarom:

• De innerlijke structuur van de constructie.
• De stijl zoals de gebruiker die ervaart ("look & feel").

In feite is een architectuur dus een ( coherente ) verzameling van principes, regels, standaards en richtlijnen. De architectuur wordt aan de ene kant bepaald door de wensen die de organisatie heeft voor een informatiesysteem en aan de andere kant begrensd door de mogelijkheden die de aanwezige technologie biedt. In onderstaand figuur wordt dit nog eens verduidelijkt.

 Architectuur kent een drietal aspecten (zie ook onderstaand figuur), namelijk

• Bouwstijl: bepaalt de vormgeving. De gebruiker meet stijlkenmerken af aan de bruikbaarheid van een systeem.
• Bouwkunde: geeft principes voor de structuur. De manager meet bouwkundeaspecten af aan de duurzaamheid van het systeem.
• Constructieleer: geeft realisatievoorschriften. De bouwer meet constructieleer aspecten af aan de haalbaarheid en maakbaarheid van het systeem.

Een goede architect ontwikkelt een nieuw systeem op zo’n manier dat er niet slechts harmonie is tussen stijl, kunde en constructieprincipes, maar dat er ook sprake is van een uitgekiende balans van vaardigheden van de personen die het nieuwe systeem moeten bouwen, gebruiken en managen. Daarnaast is het belangrijk om te onderkennen dat een architectuur niet statisch is. Architectuur dient te worden onderhouden.

Ook is het belangrijk om te constateren dat we verschillende niveaus onder architectuur kunnen ontwikkelen, bijvoorbeeld:

Architectuur is een middel, het is geen doel. Architectuur geeft integraal invulling aan een aantal belangrijke kwaliteitsattributen, zowel actueel als tegen de achtergrond van een lange termijnvisie. Daardoor is architectuur een hulpmiddel bij het bepalen van de juiste balans tussen stabiliteit en flexibiliteit van de informatievoorziening. De toepassing van de juiste architectuur borgt zodoende de toekomstvastheid van automatiseringsoplossingen. De architectuur van de informatievoorziening staat in relatie met bedrijfsbeleid, informatiebeleid en het beleid over de toe te passen informatietechnologieën. Een onderneming die korte termijn successen nastreeft zal eerder een architectuur nodig hebben die ‘wegwerpoplossingen’ toestaat dan een architectuur die primair gericht is op stabiliteit en continuïteit. Gezien deze centrale rol van de architectuur van de informatievoorziening, is het een cruciaal hulpmiddel voor de verbetering van de concurrentiepositie. Dit maakt dat architectuur de zorg / verantwoordelijkheid van het topmanagement hoort te zijn. Architectuur is als het ware een raamwerk, het is de kapstok voor veranderen, waarmee orde wordt geschapen en discipline bij de systeemontwikkeling wordt ondersteund. Hierdoor wordt de "time-to-market" van informatiesystemen verkleind, respectievelijk de kosten om informatiesystemen te assembleren verlaagd. Kortom architectuur kan een meer industriële vorm van software-ontwikkeling mogelijk maken.

De relatie tussen informatiebeleid, -planning en –architectuur

Tenslotte willen we in dit hoofdstuk nog even kort de relatie tussen informatiebeleid, informatieplanning en architectuur aanstippen.

 

Onderstaand figuur laat zien dat de huidige architectuur de vorm van de informatievoorziening bepaalt in de huidige/oude situatie. Tegelijkertijd bepaalt de nieuwe of gewenste architectuur de vorm van de informatievoorziening in de nieuwe/gewenste situatie. Het informatiebeleid is het beleid dat bepaalt dat we van de huidige/oude situatie willen migreren naar een nieuwe/gewenste situatie. En de informatieplanning tenslotte zorgt er voor dat deze wens tot vernieuwing ook daadwerkelijk haalbaar kan zijn doordat het de projecten definieert hoe van de oude situatie over te gaan in een nieuwe situatie.

In onderstaand figuur ziet u tenslotte nogmaals de relatie tussen beleid, architectuur, planning en uitvoering, maar dan vanuit een ander gezichtspunt.

Informatiebeleid dat op strategisch niveau wordt bepaald afhankelijk van de informatiearchitectuur, leidt tot een informatieplanning op tactisch niveau. Deze informatieplanning maakt het mogelijk bijvoorbeeld systeemontwikkeling uit te voeren op operationeel niveau, onder invloed van de architectuur die op tactisch niveau is ontstaan door samenwerking van strategisch en tactisch management.

Trends

• We zien steeds meer dat architectuur een sleutelrol speelt bij het vraagstuk van de "alignment" tussen het bedrijfsgebeuren en de informatievoorziening. Architectuur is daarom een absolute voorwaarde voor "concurrent transformation".

Statements

• Het ontwikkelen van informatiebeleid is meer dan het opbergen van een bedrijf in een "workbench"/repository".
• Informatiebeleid wordt vaak geconcipieerd door automatiseerders ( met programmeurs mentaliteit ), die te snel in geautomatiseerde oplossingen denken dan wel het installeren van pakket software.
• Veel beleidsonderzoek strandt in te grote diepgang en / of te grote omvang.
• Een organisatie floreert door initiatief, spontaniteit en informele informatie-uitwisseling, dus leg niet meer vast dan strikt noodzakelijk.
• Vastleggen heeft als doel om aansluitbaarheid en integreerbaarheid te garanderen, dus leg niet eerder vast dan strikt noodzakelijk.

Oefeningen

• Beschrijf het bedrijfsbeleid van uw organisatie.
• Noem enkele beleidsrealisatierichtlijnen voor elk van de lagen uit het vier-lagen-model van het informatievoorzieningssysteem in uw organisatie.
• Beschrijf een informatieplan van een afdeling in uw organisatie.

Vragen

• Waarom is informatieplanning nodig?
• Waarom worden de activiteiten ‘informatiebeleid’, ‘informatieplanning’ en ‘architectuur’ gescheiden?
• Wat wordt bedoeld met het onderscheid tussen impliciet en expliciet beleid?
• Welke strategieën voor beleid zijn er en wanneer pas je die toe?
• Wat is een SWOT-analyse en welke relatie heeft dat met het informatiebeleid?

Definities

bedrijfsmodel
Het bedrijfsmodel is een model dat een bedrijf in grote lijnen weergeeft. Het geeft aan wat het bedrijf probeert te bereiken, hoe het daartoe is georganiseerd en wat daarvoor nodig is.

bedrijfsinformatiemodel
Het bedrijfsinformatiemodel is een voorstelling die:

• de conceptuele structuur van de wenselijke informatievoorziening van een bedrijf uitbeeldt, in samenhang met de daartoe te realiseren informatiesystemen en gegevensinfrastructuur, en die
• de aard en de structuur van de informatie weergeeft die nodig is voor het functioneren van de bedrijfsfuncties,

rekening houdend met de prioriteiten en aandachtsgebieden die het bedrijfsbeleid voorschrijft.
In een bedrijfsinformatiemodel wordt gemodelleerd wat aan informatievoorziening nodig is voor een goede bedrijfsvoering; daartoe worden gegevensklassen, bedrijfsfuncties, informatiesystemen en (automatiserings)projecten geïnventariseerd, en gerelateerd aan elkaar en aan de objecten uit het bedrijfsmodel.

beleidsrealisatierichtlijnen
Beleidsrealisatierichtlijnen zijn randvoorwaarden die vanuit het informatiebeleid worden gesteld aan de wijze waarop het realiseren van het informatiebeleid (de overgang van de bestaande naar de gewenste informatievoorzieningssituatie) moet worden uitgevoerd.

Literatuurverwijzingen

• H.J. Gels en A.W. Abcouwer, Informatiebeleid, Schoonhoven, Academic Service, 1996.
• A.H.Bos, Beleid tussen bla-bla en tam-tam, in Bedrijfsvoering, juli-augustus 1983.